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公文语体与其他各类文章的语体相比，风格迥异、个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字：准确、简明、朴实、庄重。
准确，是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求，公文语言的其他三个特点是以它为前提和条件的。公文语言的准确具体表现为用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。为使公文准确，有以下几个方面的要求：
(1)精选中心词
文章由句子组成，句子由词汇组成，中心词在组句中有重要作用。由于同义词有词义轻重、意义褒贬、语体风格、范围大小、程度深浅等诸多细微区别，在公文写作中就要求作者有辨析同义词差别的能力，能在众多的词汇中，精选出最恰当的一个来准确地表达意思。例如，母亲、妈妈、妈咪这一组同义词中，由于它们的语体风格不同，母亲是书面语体，妈妈是口语语体，妈咪是方言语体，故在公文中，主要使用母亲这一词语而极少使用口语或方言语体。
(2)善用附加语
中心词的选用有一定难度，然而仅有中心词还是很不够的。一个概念，内涵往往较为丰富，为了把握程度、范围、性质等方面的分寸，往往要在中心词的前面加上附加语，对中心词加以修饰和限制、这样才能把一个意思表达得更加准确。例如，在制发一份交通事故的通报时，就应当从时间、地点、性质等多方面对该事故进行界定。行文时应在交通事故这一中心词前加上某年某月某日上午10时，位于某市某地段上发生了一起客货车迎头相撞，致使两人死亡、3人重伤的恶性等附加成分。
(3)巧选关联词
为达意的准确，脉络的清晰，结构的严谨，公文中常常需使用多种关联词语，特别是在公文的缘由部分(或称开头，导言部分)，为了把发文的原因、根据、目的、经过等恰当地表达出来，公文中常常选用由于、根据、为了、结合、经研究、现特作等关联词语。
(4)慎用模糊语
在通常情况下，公文要选用准确的词语来达意。但遇到公文要反映本身就具有模糊特点的事物时，或者是一些无法用准确的事实和数据来表达，也勿须用确切的语言和数据来表达的事物的时候，谨慎地使用一些模糊语言，非但不会减低公文的准确性，反而会十分得体地反映客观情况。例如国务院的一份公文中有这样一段话：近年来，全国各地文物走私和盗掘古墓葬、古遗址的犯罪活动屡有发生，不少文物被盗运出境。这一句话中，就连续选用了近年来、各地、屡有、不少等模糊词语。
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准确 简明 朴实 庄重
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