1.开头用语。公文中用在正文的全篇或段落开头，表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如：表示依据：根据、依据，依照、按照、遵照;表示目的：为、为了;表示原因：由于;表示伴随情况：目前、当前、兹、查、奉等。
2.承启用语。专用于承接上文、引起下文。常用于通知、决定、报告等文中。一般结构特点：前面以一介词结构承接上文，后面用一个基本固定的结构形式引起下文。如：根据特作出如下决定、为了提出以下意见等。承启用于的上文一般比较简短，下文是文中内容分的主体部分，并多用于条款形式表达。
3.称谓用语。公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。我(局、公司)、本(局、公司)、你(局、公司)、贵(局、公司)、该(局、公司)。
4.引叙用语。公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函等文种。如：悉、收悉、欣悉、接、前接、近接、现接等。
5.表态用语。公文中表示作者意见、态度的词语。按表态用语的轻重程度可分为明确表达用语、模糊表态用于。明确表态用于有：应、应该、同意、不同意、批准、照此办理、遵照执行、组织实施、贯彻落实等。模糊表态用语有：原则同意、原则批准、拟同意、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理等。
6.经办用语。用于表明进程。如：经、业经、现将、已经、兹经等
7.期请用语。表示发文者的期望和请求的词语，多用于上行文，有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有：请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请等。
8.批转用语。公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。如：批示、审批、阅批、批转、转发、印发、公布等。
9.征询用语。表示征求、询问对有关事项的意见和态度的词语。主要用于上行文和平行文的结尾。如：当否，妥否，可否，是否妥当，是否同意，如无不当(妥)，如果可行等。
10.结尾用语。用于公文的结尾，如：为要、为盼、为荷。不同的文种，有不同的结尾用语，如通知(通告)用特此通知(通告);以上通知，请遵照执行报告用特此报告、专此报告、以上报告如无不妥，请批转执行以上报告，请审阅请示用以上请示，请批复、妥否，请批示当否，请批复、以上请示，请予审批、以上请示如无不妥，请予批准批复用此复等等。函的结束语用：请即函复、当否，请审查批准复函用此复、特此复函等。
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