二、常用辅助核算的类型
辅助核算是在会计信息化特定环境和方式下产生的一种新型核算方式,它采用传统明细账会计核算原理,同时兼顾会计信息化处理方式的特点,以最简便的方式最大限度地满足企业的核算要求。尽管目前各会计信息化软件都提供了辅助核算功能,但提供的辅助核算类型不尽相同。典型的辅助核算类型包括单位往来核算、个人往来核算、部门核算和项目核算,分别完成对账户的各往来单位信息、个人信息、部门信息及项目信息的独立核算和反映。
(一)单位往来核算
单位往来是指企业和其他企业间发生的经济业务,包括客户往来和供应商往来。单位往来辅助账是为了核算企业在生产经营过程中与外部企业发生的往来经济业务,如应收账款、预收账款和应付账款等都是处理单位往来业务的账户。根据目前会计信息化软件的实际水平,对往来账核算管理可采取如下方式:
1.企业规模不大,有少量往来单位时,作为明细科目设置。对往来业务的处理方法是按往来单位设置明细账,即将往来单位设置为明细科目。当往来业务较多时,不仅增设的明细科目较多,而且也不便于开展往来款项的统计、分析与清理工作。
2.企业规模较大,往来业务频繁时,将科目设置为单位往来辅助核算,作为账务系统中的往来单位进行管理,或选用应收、应付款系统管理。在这种情况下,只是往来业务的受控系统不同,前者的受控系统是账务系统,只进行总分类核算,后者的受控系统是应收(应付)系统。这样可以对应收款或应付款从不同角度进行查询与统计分析,还可减轻财务人员的劳动强度,从而使他们有充分的时间考虑收账、付款等策略。
(二)个人往来核算
个人往来是指企业与企业内部职工之间发生的经济往来业务,如出差借款、私人借款等。由于各企业的经营性质、经营方法不同,有些企业的个人往来业务很少,有些企业个人往来业务很多且业务发生非常频繁。对于后者,在账务处理时,可启用个人往来辅助核算功能。将个人往来业务的管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中,可大大减少清理工作量,有利于加强个人往来账户的管理。
当某一账户需要将企业职工作为核算对象时,可以使用个人核算。当企业需要按不同职员反映其差旅费等借款情况时,可将其他应收款设置为个人核算;当企业需要反映不同业务员的销售业绩时,可将主营业务收入设置为个人核算。
(三)部门核算
当某一账户需要核算和反映不同的部门信息时,可以使用部门核算。部门辅助账适用于对各种收支业务进行部门核算的企业。当企业需要按不同部门反映其制造费用、管理费用等情况时,可将制造费用、管理费用等账户的明细科目设置为部门核算;当企业需要反映不同部门的销售业绩时,可将主营业务收入账户设置为部门核算。采用部门核算后,不仅可以查询部门总账、部门明细账,还可输出部门收支明细表和部门计划执行报告。
(四)项目核算
所谓项目,一般被认为是专门的经营对象和核算对象。项目核算就是围绕一个专门的对象,将所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本、在建工程、科研单位的科研课题等均可被设置为项目核算。
如果企业需要反映不同产品的生产成本时,可将生产成本账户设置为项目核算,而将各种产品看作不同的项目;如果企业需要反映不同在建工程项目的建造成本时,可将在建工程账户设置为项目核算,而将各项在建工程项目作为不同的项目;如果企业需要反映不同商品的销售情况时,可将主营业务收入账户设置为项目核算,而将各种商品看作不同的项目。采用项目核算后,就可以查询各种项目核算与管理所需的账表,即项目总账、项目明细账,以及项目统计表和项目计划执行报告。
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