浅析会计电算化下的会计内部控制（三）
二、电算化下的会计内部控制中存在的问题及出现的原因
在电算化会计信息系统环境下，有形记录较手工会计系统大为减少，账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上，不像手工会计系统那样直观，特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹，而在计算机内部，会计数据无论是形态还是结构却发生了变化，这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁，一旦出现舞弊行为，后果将是严重的和难以发现的。在目前的会计工作实践中，电算化会计信息系统内部控制存在的问题及原因主要表现在以下两大方面。
（一）数据的安全性差
1、一身多职，越俎代包现象严重，安全意识淡漠及出现的原因
传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，致使这些原则的重要程度下降。再加上安全意识淡漠，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，一身多职，越俎代包现象严重，这使得计算机舞弊现象时有发生。
2、原始凭证数字化，易于伪造及出现的原因
在会计电算化环境下，会计凭证转变为磁性介质形式储存，数据很容易被删除或篡改。计算机的存储方式是将信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。篡改输入是目前最简单的也是最常用的计算机舞弊手法，该方法通过在经济数据录入前或录入期间对数据做手脚来达到个人目的，其主要手段有：虚构业务数据、修改业务数据、删除业务数据。
3、数据的安全性、保密性差及出现的原因
很多时候，一些特殊企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，假如某公司如果计算机被盗，内存价值百万元的资料又无任何加密防范措施，那么该公司的损失恐怕远远超出了计算机本身的价值。所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。另外在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测手段和用户权限设置等限制手段，不能真正起到数据保密的作用。只要稍具备一些数据库知识的人完全可以绕开会计软件的各种措施，通过数据库管理系统，直接读写这些数据库文件，甚至对文件中的数据直接进行增删修改等操作，这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工，一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。所以，一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大，发生重大差错的可能性也不大。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错。正如信息处理中的一句名言：垃圾进，垃圾出，也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得出现差错的危险性增大，因此，电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。
（二）差错的反复性和严重性
1、内部控制的程序化使得内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性
电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。
2、差错的反复性和严重性及原因
手工会计系统中数据处理环节分散于多个部门、多个员工，一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。所以，一般情况下一定时间内差错重复发生的可能性不大，发生重大差错的可能性也不大。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错。正如信息处理中的一句名言：垃圾进，垃圾出，也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。电算化系统数据处理的高速性和集中性都使得出现差错的危险性增大，因此，电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面都需要加强控制。
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