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上海综合管理知识之公文、通告的写作要点

2011-02-22 | 网络

1.公告的特点

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是:

(1)郑重性。从制发机关看,公告只限于国家权力机关、较高级别的国家行政机关以及国家授权的机构,一般的机关、团体、企事业单位不能制发公告。公告是公开告知而且是郑重宣布的,其内容必须是国内外关注的重要事项或者是法定的事项。上述两方面说明发布公告是极为郑重严肃的事,这一文种是不能随意使用的。

(2)周知性。公告是一种公布性公文,一般通过报刊、电台、电视等媒体告知国内外人士和有关方面。其知照范围的广泛,是其他文种所不能比拟的。

(3)新闻性。有相当一部分公告,是向国内外迅速及时地报道新近发生的重大事件,而且公告事项一般不起指令作用,主要是知照其事,这一点与新闻消息极为相似,所以说公告具有新闻性的特点。

2.公告的写作要领

公告的标题,以下列两种写法居多:一种是发文机关名称加文种,另一种是只写公告二字。公告不列主送、抄送机关,但落款和日期不可忽视。

正文一般由公告缘由、公告事项和尾语三部分组成。事项内容比较简单的,可以直陈其事,不必说明依据和理由。结尾常用现予公告、特此公告等惯用语,也可以不用尾语。公告总的来说结构较为简单,往往采用篇段合一式。写作中要求简明扼要,语气庄重。

3.公告与公报

公告和公报都是向国内外公开发布、宣布重要事项的文件,且制发单位级别高,行文严肃庄重,这是两者的相同点。它们的主要区别是:

(1)从制发机关看,公告是行政公文法定文种,党的机关一般不用;公报是党的公文法定文种,行政机关除公布统计数据外,很少使用。

(2)从文件篇幅看,公告宣布事项行文简约,篇幅较短,有的甚至只有一两句话;公报内容较详尽,有时有过程的交代和分析议论的成分,故篇幅较长。

4.通告的特点

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。其主要特点是:

(1)广泛性。主要表现在三个方面:一是使用面广,各级行政机关和企事业单位均可使用;二是涉及内容广,可用以宣布行政措施,也可用以告知社会生活中的一些具体事项;三是行文对象广,它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。

(2)规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制,要求告知对象支持、协助或遵照执行,所以具有法规性和约束力。自布告文种取消后,其原先发布约束或惩戒措施的任务已改由通告承担。

(3)专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动,带有专门性质,故行文中常常使用一些行业术语。

5.通告的类别

(1)法规性通告。用于在一定范围内公布政府及有关部门的法规和政策,如《杭州市人民政府关于严厉查禁赌博活动的通告》等。

(2)事务性通告。用于在一定范围内公布需周知或办理的具体事务,如《浙江省人民政府关于钱塘江大桥收取机动车辆过桥费的通告》、《上海市公安局关于换发残疾人专用车牌照的通告》等。

6.通告的写作要领

通告通常使用发文机关、事由、文种三项要素齐全的标题,根据需要,前两个要素也可以省去其中一项,或者两项都省略,只标明文种。正文由通告缘由、通告事项和结尾构成。缘由部分阐明发布原因、目的和依据,要力求简约。事项部分要做到具体明了,含义准确,通俗易懂,便于群众理解和执行。内容较复杂的通告可分条写。专业性强的通告使用行业术语时要注意适度,不宜过多过滥。结尾可以提希望要求,也可使用特此通告等尾语,还可以不写结语而自然结束,这应根据行文具体情况酌定。

7.公告与通告的区别

(1)从知照范围看,公告面向国内外,而通告面向一定辖区范围的群众。

(2)从性质特征看,公告内容属重要事项或法定事项,重在知照性;通告内容专业性较强,或宣布行政措施,或告知具体事务,兼有知照和约束的性质。

(3)从发布方式看,公告一般通过新闻媒体发布,通告采用在相关地区张贴或登报、广播的方式。从目前行文情况看,两者混用主要表现在该用通告而误用公告。如某县因公路改建,要求过往车辆绕道行驶,本应发通告,而县交警大队使用了公告。

8.公告、通告与启事的区别

(1)公告、通告属通用公文,启事属事务文书。

(2)公告、通告由法定机关单位制发,启事的制发者可以是机关单位,也可以是个人。

(3)公告、通告有严格的制作程序,启事的制作相对较自由。

(4)公告、通告具有性和一定的强制性,启事有所陈请也只是希望参与或协助,没有强制约束作用。这是公告、通告与启事的明显区别所在。

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