1.公文的特点
公文是政府机关实行行政管理的重要工具,与一般的应用文书有明显的区别。归纳起来有以下特点:
公文具有鲜明的政治性;
(2)公文是由法定作者制成和发布的;
(3)公文具有法定的性和行政约束力;
(4)公文具有严格的时效性;
(5)公文具有特定的体式。
2. 公文的种类
(1)按适用范围分类
《办法》按适用范围将公文分为13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(2)按公文来源分类
按公文的来源,可分为收文和发文两种。
收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。发文是指本机关拟制并向外发送的文件。
(3)按行文方向分类
按行文方向区分公文,是对发文的进一步分门别类,可分为下行文、上行文、平行文三种。
下行文是指向所属下级机关发送的公文。属于这一类的文种最多,有命令(令)、决定、通知、公告、通告、通报、批复、会议纪要等。
上行文是指向所属上级机关呈送的公文,主要文种有报告和请示。
平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的行文,最常用的是函。
(4)按性质作用分类
按公文的性质作用,可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。
(5)按保密程度分类
保密公文是指涉及党和国家机密内容,需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度,保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。
(6)按办文时限要求分类
按办文时限要求,分为特急件、急件和平件。
3.公文的基本构成
公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成,其中包括16项要素,即秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。现按书面格式顺序分述如下。
4.眉首部分
眉首又称版头或文头,位于公文首页红色反线上,约占全页的1/3。上报的公文,眉首约占1/2,上端留空较多,为的是便于上级机关领导人签批意见。眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等要素,下方用一条红色反线(党的机关公文在红色反线正中嵌一颗五角星)将眉首与主体分隔开来。
(1)发文机关标识
发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后加文件两字组成,套红印刷。
(2)发文字号
编制发文字号应注意以下几点:一是机关代字要规范,尽量选用能反映职能特征且与本地区其他机关不相重复的代字,长期固定使用,字数不宜过多;二是机关代字、年份、序号三者顺序不可随意更换;三是年份不能省写,六角括号不要写成圆括号或中括号,年份、序号应使用阿拉伯数字,序号不编虚位(如1不编为001),不加第字。
(3)签发人
签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人。按规定,上报的公文都必须在眉首注明签发人、会签人姓名。签发人应是主要负责人或者主持工作的负责人。标注方法是在发文机关标识右下方、红色反线之上标签发人,后加冒号,再标签发人姓名(后空一字)。
(4)秘密等级和保密期限
保密公文应根据保密程度注明秘密等级。密级分为绝密、机密、秘密三种,标注在眉首右上角(党的文件标在左上角)。密级的划分由发文机关依照《保密法》及有关规定确定。
保密期限标注于秘密等级之后,其间用五角星隔开,如机密★一年。
(5)紧急程度
需紧急送达和办理的公文,应注明紧急程度。紧急程度分为特急和急件两种,其中紧急电报分特提、特急、加急、平急四种。紧急程度标注在眉首右上角(党的文件标在左上角)。已标有密级的公文,紧急程度置于密级之下。标题中已出现紧急字样的(如《关于做好救灾工作的紧急通知》),紧急程度不再单独标出。
5.主体部分
主体部分的基本构成要素,有标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注等。
(1)标题
公文标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。
(2)主送机关
主送机关又称为抬头、上款,指公文的主要受理机关,即对公文负有主办或答复责任的单位。主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类机关的统称,书写在标题之下靠左顶格位置。
主送机关应依据受文单位的职能权限和行文目的来确定。
(3)正文
正文的结构通常由开头、主体、结语三部分组成。开头一般叙述制文的缘由,即目的、依据,或交代背景情况,说明发文的必要性。主体大多列举有关事项,阐明事实、理由或意见、办法。结语提出希望要求,常使用公文习惯语作为尾语,根据文种和内容的不同要求,有时结语也可省去。
(4)附件说明
附件是附在正文之后的材料,是补充说明正文的依据材料。附件通常与主件装订在一起发出,它也是公文的重要组成部分。凡附件是图表、数据、名单或其他补充说明公文某一方面内容的,应在正文之下(空一行)左起空两格位置标明附件的顺序和名称,不得使用附件列后、附件三份之类笼统的标注方法。附件名称不必加书名号,其后也不用标点符号。附件如有序号,应使用阿拉伯数字(如附件:1.)。
(5)成文日期
成文日期标注在正文右下方(右空四字),年月日必须齐全,不能省略,并一律用汉字书写(党的机关公文使用阿拉伯数字)。
(6)印章
印章是制文机关对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,都应加盖发文机关的印章。加盖印章的公文,落款处不再署发文机关名称。
(7)附注
附注用以说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项,如此件发至县团级、此件可自行翻印等。请示和上行的意见应在附注中标明联系人的姓名和电话。附注应加上圆括号,标注在成文日期的左下方另起一行空两格位置。
对公文中名词术语的注释,一般采用句内括注或句外括注的办法解决,不作为附注。
6.版记部分
版记部分的基本构成要素有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。版记部分需印三条反线,分别位于主题词之下、抄送机关之下、印发机关和印发日期之下。三条反线均与版心同宽。
(1)主题词
主题词三字使用黑体字,顶格写,后标冒号,词目用宋体字,诸词目之间空一格,不使用标点符号。
(2)抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。根据《办法》的规定,无论对上级机关还是对不相隶属机关均用抄送,不再用报送、抄送加以区分。
抄送机关标注时,居左空一字,即抄字与主题词的题字对齐,抄送后加冒号。
(3)印发机关和印发日期
印发机关是指制发或翻印文件的机关或部门,一般是发文机关的办公部门。印发日期以付印日期为准,用阿拉伯数字写明具体的年月日。印发机关左空一字,印发日期右空一字。
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