上海综合管理知识之公文概述

2011-02-22 | 网络

1.公文的特点

公文是政府机关实行行政管理的重要工具，与一般的应用文书有明显的区别。归纳起来有以下特点：

公文具有鲜明的政治性；

（2）公文是由法定作者制成和发布的；

（3）公文具有法定的性和行政约束力；

（4）公文具有严格的时效性；

（5）公文具有特定的体式。

2. 公文的种类

（1）按适用范围分类

《办法》按适用范围将公文分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（2）按公文来源分类

按公文的来源，可分为收文和发文两种。

收文是指本机关收到上级、下级及不相隶属机关单位所制发的文件。发文是指本机关拟制并向外发送的文件。

（3）按行文方向分类

按行文方向区分公文，是对发文的进一步分门别类，可分为下行文、上行文、平行文三种。

下行文是指向所属下级机关发送的公文。属于这一类的文种最多，有命令（令）、决定、通知、公告、通告、通报、批复、会议纪要等。

上行文是指向所属上级机关呈送的公文，主要文种有报告和请示。

平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的行文，最常用的是函。

（4）按性质作用分类

按公文的性质作用，可分为法规性公文、指挥性公文、公布性公文、报请性公文、通联性公文和记录性公文六种。

（5）按保密程度分类

保密公文是指涉及党和国家机密内容，需要控制知密范围、知密对象的公文。按涉及机密的程度，保密公文分为绝密件、机密件、秘密件三种。

（6）按办文时限要求分类

按办文时限要求，分为特急件、急件和平件。

3.公文的基本构成

公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成，其中包括16项要素，即秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。现按书面格式顺序分述如下。

4.眉首部分

眉首又称版头或文头，位于公文首页红色反线上，约占全页的1/3。上报的公文，眉首约占1/2，上端留空较多，为的是便于上级机关领导人签批意见。眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等要素，下方用一条红色反线（党的机关公文在红色反线正中嵌一颗五角星）将眉首与主体分隔开来。

（1）发文机关标识

发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后加文件两字组成，套红印刷。

（2）发文字号

编制发文字号应注意以下几点：一是机关代字要规范，尽量选用能反映职能特征且与本地区其他机关不相重复的代字，长期固定使用，字数不宜过多；二是机关代字、年份、序号三者顺序不可随意更换；三是年份不能省写，六角括号不要写成圆括号或中括号，年份、序号应使用阿拉伯数字，序号不编虚位（如1不编为001），不加第字。

（3）签发人

签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人。按规定，上报的公文都必须在眉首注明签发人、会签人姓名。签发人应是主要负责人或者主持工作的负责人。标注方法是在发文机关标识右下方、红色反线之上标签发人，后加冒号，再标签发人姓名（后空一字）。

（4）秘密等级和保密期限

保密公文应根据保密程度注明秘密等级。密级分为绝密、机密、秘密三种，标注在眉首右上角（党的文件标在左上角）。密级的划分由发文机关依照《保密法》及有关规定确定。

保密期限标注于秘密等级之后，其间用五角星隔开，如机密★一年。

（5）紧急程度

需紧急送达和办理的公文，应注明紧急程度。紧急程度分为特急和急件两种，其中紧急电报分特提、特急、加急、平急四种。紧急程度标注在眉首右上角（党的文件标在左上角）。已标有密级的公文，紧急程度置于密级之下。标题中已出现紧急字样的（如《关于做好救灾工作的紧急通知》），紧急程度不再单独标出。

5.主体部分

主体部分的基本构成要素，有标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注等。

（1）标题

公文标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。

（2）主送机关

主送机关又称为抬头、上款，指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复责任的单位。主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类机关的统称，书写在标题之下靠左顶格位置。

主送机关应依据受文单位的职能权限和行文目的来确定。

（3）正文

正文的结构通常由开头、主体、结语三部分组成。开头一般叙述制文的缘由，即目的、依据，或交代背景情况，说明发文的必要性。主体大多列举有关事项，阐明事实、理由或意见、办法。结语提出希望要求，常使用公文习惯语作为尾语，根据文种和内容的不同要求，有时结语也可省去。

（4）附件说明

附件是附在正文之后的材料，是补充说明正文的依据材料。附件通常与主件装订在一起发出，它也是公文的重要组成部分。凡附件是图表、数据、名单或其他补充说明公文某一方面内容的，应在正文之下（空一行）左起空两格位置标明附件的顺序和名称，不得使用附件列后、附件三份之类笼统的标注方法。附件名称不必加书名号，其后也不用标点符号。附件如有序号，应使用阿拉伯数字（如附件：1．）。

（5）成文日期

成文日期标注在正文右下方（右空四字），年月日必须齐全，不能省略，并一律用汉字书写（党的机关公文使用阿拉伯数字）。

（6）印章

印章是制文机关对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖发文机关的印章。加盖印章的公文，落款处不再署发文机关名称。

（7）附注

附注用以说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项，如此件发至县团级、此件可自行翻印等。请示和上行的意见应在附注中标明联系人的姓名和电话。附注应加上圆括号，标注在成文日期的左下方另起一行空两格位置。

对公文中名词术语的注释，一般采用句内括注或句外括注的办法解决，不作为附注。

6.版记部分

版记部分的基本构成要素有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记部分需印三条反线，分别位于主题词之下、抄送机关之下、印发机关和印发日期之下。三条反线均与版心同宽。

（1）主题词

主题词三字使用黑体字，顶格写，后标冒号，词目用宋体字，诸词目之间空一格，不使用标点符号。

（2）抄送机关